E-mail to nie jest forma pisemna!

E-mail jest obecnie jednym z najpopularniejszych środków korespondencji. Jest zdecydowanie szybszy niż zwykła poczta, do tego bezpłatny, wygodny, a w przeciwieństwie do rozmów telefonicznych czy osobistych nie ma problemów z utrwalaniem informacji.

Za pomocą e-maili powszechnie zawieramy umowy, akceptujemy oferty, negocjujemy warunki kontraktów, a czasem piszemy nawet o dużych kwotach. Wyobraźmy sobie, że przesyłamy mailem np. specyfikację zamówienia strony internetowej, którą ma dla nas wykonać informatyk, a ten w identyczny sposób akceptuje warunki zamówienia. Z drugiej strony wiemy, że prawo cywilne wymaga dla wielu czynności formy pisemnej albo pod rygorem nieważności, albo też dla celów dowodowych. Czy więc umowa zawarta przy użyciu poczty elektronicznej ma formę pisemną?

Na pierwszy rzut oka wydawać mogłoby się, że tak. E-maile da się przecież odczytać i wydrukować, nie ma więc problemu z badaniem treści. Niestety, wymogi prawa są znacznie surowsze. Otóż do zachowania pisemnej formy czynności prawnej konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego). Natomiast oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej jest zrównane z formą pisemną tylko wtedy, kiedy jest opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78 § 2 K.c.); taki podpis wciąż nie jest popularny wśród zwykłych użytkowników.

A jeśli przesyłamy e-mailem skan pisma z naszym podpisem? Czy wtedy zachowana jest forma pisemna? Niestety nie, przyjmuje się bowiem, że podpis musi być złożony własnoręcznie w taki sposób, aby można było ustalić na podstawie badania pisma, kto jest autorem podpisu (wyrok Sądu Najwyższego z 08.05.1997 r., II CKN 153/97); w razie sporu ustala to biegły grafolog. Nie jest podpisem wydruk nazwiska czy np. obraz podpisu odbity sposobem mechanicznym (faksymile), tym bardziej nie może nim być podpis umieszczony jedynie na zeskanowanym dokumencie. Nie ma bowiem możliwości weryfikacji takiego podpisu przez grafologa.

Zatem umowa zawarta przez e-mail jest traktowana tak jak umowa ustna, tyle że dzięki wydrukom z wiadomości pocztowych znacznie łatwiej jest udowodnić jej warunki niż warunki zwykłej umowy ustnej.

Pozdrawiam, Jakub Bonowicz